Firma digitale, come utilizzarla per sottoscrivere i processi verbali

ROMA – Con il provvedimento firmato ieri 30 settembre 2024, dal direttore dell’Agenzia delle entrate, sono state definite le modalità operative per la sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti nel corso e al termine delle attività controllo svolte dall’Amministrazione finanziaria. Prevista anche l’ipotesi di una firma “mista” (analogica e digitale) nel caso in cui il contribuente, o il suo delegato, non sia dotato o rifiuti la firma digitale.

Il documento mette in atto quanto stabilito dal nuovo articolo 38-bis del Dpr n. 600/1973, che, al comma 2, nel prevedere che i verbalizzanti possono firmare digitalmente i processi verbali, rinvia a uno o più provvedimenti del direttore dell’Agenzia delle entrate la definizione della relativa disciplina.

Il provvedimento premette che sia il personale del Fisco sia il contribuente o il suo delegato possono apporre la firma elettronica sui processi verbali redatti nel corso o al termine delle attività amministrative di controllo fiscale. Se il contribuente (o il delegato) non è in possesso di tale firma può sottoscrivere il documento in forma autografa.

Quando il contribuente firma digitalmente
Il provvedimento elenca, innanzitutto, gli step da seguire nel caso di sottoscrizione elettronica anche da parte del contribuente (o delegato). Nel dettaglio:

1. il verbale deve essere inviato dalla casella di posta istituzionale del personale incaricato del controllo alla e-mail del contribuente (o delegato) indicata nel processo verbale stesso
2. il contribuente (o delegato), una volta sottoscritto digitalmente l’atto (in formato Cades – Cms Advanced Electronic Signatures – file con estensione .p7m), deve rinviarlo all’indirizzo di posta elettronica istituzionale da cui l’ha ricevuto
3. il personale dell’Amministrazione finanziaria incaricato, dopo aver verificato che il documento non è stato modificato rispetto alla versione trasmessa, firma, a sua volta, digitalmente il verbale
4. a questo punto, il processo verbale va protocollato e inviato al domicilio digitale del contribuente iscritto negli elenchi pubblici previsti dal Cad. In alternativa, il contribuente sprovvisto di indirizzo Pec può chiedere la trasmissione del documento all’indirizzo di posta elettronica certificata del proprio delegato
5. nel caso in cui il contribuente non sia in possesso di un indirizzo Pec presente nei pubblici elenchi, o non richieda la trasmissione del processo verbale al proprio delegato, all’interessato sarà consegnata a mano, o con raccomandata A/R, copia conforme analogica dell’atto, completa del contrassegno elettronico previsto.

Sottoscrizione “mista”
Proseguendo, il provvedimento prende in considerazione l’ipotesi in cui contribuente o il suo delegato non sia in possesso di firma digitale. Il tal caso l’atto deve essere stampato dai verbalizzanti e sottoscritto in forma analogica dall’interessato o dall’incaricato. A questo punto, gli addetti al controllo producono una copia informatica del documento analogico, attestandone la conformità, come previsto dalle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” e appongono la firma digitale. Il processo verbale così formato costituisce il documento originale informatico che una volta protocollato deve essere consegnato al contribuente (o al delegato) in copia analogica con contrassegno elettronico. La consegna può avvenire con le stesse modalità descritte per il documento sottoscritto elettronicamente da entrambe le parti.

Se il contribuente non vuole firmare il verbale
L’eventuale rifiuto e le relative motivazioni alla sottoscrizione del processo verbale da parte del contribuente (o delegato) devono essere specificati dai verbalizzanti nel pv che poi possono firmare digitalmente l’atto. Anche in questo caso, il documento sarà consegnato al contribuente con le modalità stabilite dal provvedimento per il verbale sottoscritto soltanto digitalmente.

Infine, se il soggetto sottoposto ad accertamento si oppone alla consegna a mano del verbale, il personale dell’Amministrazione finanziaria spedirà una copia analogica dell’atto tramite raccomandata A/R al domicilio fiscale del contribuente oppure procederà alla trasmissione del documento informatico originale tramite Pec al domicilio digitale iscritto negli elenchi pubblici previsti dal Cad.